ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING

De wet op de privacy (AVG) gaat op 25 mei 2018 ook gelden voor ons koor “Interkerkelijk koor Deo Cantemus” te Doornspijk.Dit houdt kort samengevat in dat wij ter bescherming van de gegevens, die wij van u hebben opgeslagen in ons ledenbestand, bekend moeten maken waarvoor wij deze gegevens gebruiken.De gegevens, die wij van u hebben opgeslagen, bevatten uw persoonsgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, e-mailadres en welk(e) stem u zingt.Deze gegevens worden alleen voor doeleinden binnen ons koor gebruikt.

Hierbij worden naam, adres gebruikt om bij blijken van medeleven u een persoonlijke kaart en/of mededelingen per post op te kunnen sturen.Uw e-mailadres wordt gebruikt om koorinformatie, zoals gewijzigde repetitiegegevens, concertinformatie en kooracties toe te zenden.Ook uw telefoonnummer kan worden gebruikt voor deze informatie.
Uw geboortedatum wordt alleen intern gebruikt om inzicht te krijgen in de leeftijdsopbouw binnen onze vereniging.

Al deze gegevens worden dus alleen voor intern verenigingsgebruik aangewend en bevinden zich op onze website in een afgesloten gedeelte, dat alleen voor clubleden met een toegangscode te benaderen is. Het ledenbestand wordt door de secretaris in de functie van ledenadministrateur beheerd en bijgehouden. Zijn/haar computer en/of bestand van de ledenadministratie is alleen benaderbaar en te openen met een alleen aan hem/haar bekende code.

Ook wordt het ledenbestand door de penningmeester beheerd teneinde de contributiegelden en andere financiële zaken te kunnen regelen. Ook de penningmeester beheert het bestand gecodeerd zoals bij de secretaris omschreven. Het afgeschermde ledenbestand op onze website wordt beheerd door onze webbeheerder.

Daarnaast zullen wij met externe gebruikers, zoals de drukker, een convenant moeten sluiten, waarin wordt opgenomen welke gegevens worden verstrekt en dat ze alleen worden gebruikt ten behoeve van de door de externe partij uit te voeren activiteit. De geleverde gegevens moeten na het gebruik vernietigd worden. Ook het beeldrecht dient beschermd te worden. Foto’s van het koor kunnen alleen gebruikt worden voor promotie doeleinden van kooractiviteiten. Wanneer u als lid hier niet mee eens, kunt u dat aangegeven zodat uw gezicht niet herkenbaar in beeld wordt gebracht.

Wel kan het voorkomen dat wij door niet-verenigingsleden worden benaderd met vragen om informatie. Als er hierbij sprake is van gegevens opvraag uit ons bestand, zal de beheerder nooit die gegevens aan niet-leden bekend maken, maar het betreffende lid zelf benaderen met de gestelde vraag en hem verzoeken, als hij daartoe bereid is, om zelf contact op te nemen of toestemming te geven aan de beheerder om de gegevens aan de vrager bekend te maken.

Met ingang van het nieuwe seizoen 2018-2019, wordt het document aan u uitgereikt. Nieuwe leden ontvangen dit document bij hun inschrijving als lid. Wij verzoeken u hiervan goed kennis te nemen. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, kunt u contact met de secretaris opnemen of met elk ander bestuurslid.

Het bestuur van Interkerkelijk koor Deo Cantemus.

Doornspijk, 15 mei 2018.